Срок полезен как контекст, а не автоматизация. Организатор сам решает, когда сбор завершён, а каждый участник управляет своим текущим ответом.
Исправляйте через квитанции
Когда участник меняет M на L, квитанция обновляет тот же ответ. Итог M уменьшается, итог L увеличивается; менеджеру не нужно угадывать, какое сообщение актуально, или менять выбор за другого.
Закройте сбор перед переносом итога
Когда нужные люди ответили или наступил согласованный момент, закройте коллекцию. Результаты останутся видны, но новые ответы, исправления и удаления остановятся — итог можно спокойно перенести в заказ поставщика.
При необходимости откройте снова
Если до окончательного заказа нужна реальная правка, снова откройте коллекцию, дайте владельцу квитанции изменить ответ и закройте её. Существующие ссылки сохраняются; заменяйте ссылку ответов только если она попала не туда.